8 načina za bezbedno štampanje pomoću Canon štampača

Bezbedna rešenja za štampanje predstavljaju osnovne zahteve u modernom radnom okruženju. Želja za hibridnim radom i sadržajnijim mobilnim rešenjima nastavlja da donosi zahteve po pitanju bezbednosti mreža i povezanih uređaja, uključujući štampače.

Bez obzira na to da li se koristi za štampanje faktura, kopiranje ugovora ili skeniranje osetljivih dokumenata, višenamenski štampač i dalje predstavlja srce kancelarije. Pristup za veći broj korisnika na više lokacija poslovanju donosi praktičnost, ali istovremeno povećava rizike na polju sajber bezbednosti.

Kako onda možete da napravite fizičke kopije kada su vam potrebne, ali da istovremeno zaštitite poverljive informacije i održite opštu bezbednost podataka?

Kako objašnjava stručnjak za marketing proizvoda u kompaniji Canon Europe, Zubair Rahim, najnoviji štampači Canon MAXIFY i PIXMA imaju asortiman funkcija za bezbedno štampanje. „Ako koristite neki od štampača iz asortimana MAXIFY GX, kao što su modeli za kućnu kancelariju GX4040 i GX3040 ili modeli za male kancelarije GX5040, GX6040 i GX7040, nećete uživati samo u visokom učinku, već i u visokom stepenu bezbednosti štampe“, kaže on.

Usaglašenost sa propisom GDPR i drugim propisima o zaštiti podataka širom sveta znači da se od preduzeća zahteva da osiguraju bezbednost i privatnost ličnih podataka. Štampači ovde predstavljaju potencijalnu ranjivost, sa mogućnošću neovlašćenog pristupa poverljivim podacima. Iako ovo zavisi više od procesa nego od hardvera koji koristi preduzeće, u najnovijim štampačima kompanije Canon postoji nekoliko ugrađenih funkcija koje poboljšavaju bezbednost štampe i smanjuju rizik od kršenja zahteva za zaštitu podataka.

Ovde ističemo ključne korake koje možete da preduzmete kako biste osigurali bezbedno štampanje i zaštitili osetljive dokumente.

• Bezbedno štampanje i skeniranje pomoću informatičkog oblaka uz Cloud Link
• Podesite administratorsku lozinku
• Na najbolji način iskoristite daljinski korisnički interfejs
• Pratite evidenciju zadataka
• Poboljšajte bezbednost uz automatsko ažuriranje firmvera
• Aktivirajte podsetnik za uklanjanje originala
• Dodajte vodeni žig pomoću funkcije štampanja pečata / pozadine
• Bezbedno štampanje sa TLS 1.3 šifrovanjem

Postoje brojni rizici povezani sa čuvanjem osetljivih podataka na računaru ili laptopu. Uređaj može da bude ukraden ili hakovan, a hardver za skladištenje podataka može da otkaže ili da se ošteti. Skladištenje podataka i dokumenata u informatičkom oblaku pruža dodatni nivo zaštite i omogućava bezbedno štampanje i skeniranje pomoću popularnih usluga informatičkog oblaka uz Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

„Usluzi Cloud Link možete da pristupite preko ekrana štampača, ako je dostupna, odnosno pomoću aplikacije Canon PRINT na smartfonu“, objašnjava Zubair. „Organizacije mogu centralizovano da čuvaju dokumente u okviru deljenog naloga u uslugama Google Drive™, Dropbox™, Evernote® i Microsoft OneDrive®, pa nema potrebe za lokalnim čuvanjem više kopija.“

Google Classroom™ je sada takođe ugrađen u Cloud Link, što predavačima i učenicima pruža mogućnost da štampaju deljene dokumente i da skeniraju direktno u fasciklu Google Drive sa štampača.

Jednostavna i praktična opcija je mogućnost podešavanja administratorske lozinke radi ograničavanja neovlašćenog pristupa štampaču na umreženim štampačima Canon MAXIFY i PIXMA. Administrator može da konfiguriše do 20 ovlašćenih korisnika na štampaču, od kojih je svakom moguće dodeliti odvojenu lozinku. Bez lozinke, ekran ostaje zaključan. Ovo doprinosi tome da neko ko samo priđe štampaču ne može da ga koristi niti da neovlašćeno menja postavke. „Ovo je naročito korisna bezbednosna funkcija za štampače koji se nalaze na javnim mestima“, kaže Zubair. „To znači da možete da podesite sve Wi-Fi i LAN postavke i da ih zaključate pomoću administratorske lozinke.

„Možete da kontrolišete i ono što je dozvoljeno ovlašćenim korisnicima. Možete da ograničite kopiranje samo na crno-belo ili da ograničite funkcije skeniranja, npr. skeniranje na USB fleš jedinicu (ako je primenljivo), odnosno pristup informatičkom oblaku putem ekrana štampača.“

Pored toga što je omogućeno bezbedno štampanje na samom štampaču, moguće je daljinski upravljati uređajem i korisnicima pomoću daljinskog korisničkog interfejsa kompanije Canon.

Daljinskom korisničkom interfejsu možete da pristupite direktno iz veb pregledača ili aplikacije Canon PRINT. Omogućava vam da konfigurišete postavke štampača, obavljate zadatke održavanja i da, što je najvažnije, menjate lozinke, ograničavate pristup i konfigurišete protokole štampača za bezbednosnu potvrdu identiteta.

„Svim ovim protokolima možete da upravljate pomoću daljinskog korisničkog interfejsa“, dodaje Zubair. „Takođe možete da menjate postavke AirPrint i Bonjour, kao i načine na koje ljudi mogu da pristupe štampaču. To može biti korisno ako ste na jednoj lokaciji, bez obzira na to da li je to kancelarija ili dom, i želite da samo korisnici na toj lokaciji koriste taj štampač – možete da ograničite IP pristup i omogućite samo tim IP adresama koje znate i pouzdane su da se povezuju sa uređajem.“

Ako ste administrator ili glavni korisnik štampača i sumnjate da neko zloupotrebljava uređaj ili mu pristupa kada to nije dozvoljeno, možete to precizno da proverite pomoću evidencije zadataka štampača.

„U pitanju je jednostavna istorija zadataka štampe, koja vam omogućava da pratite sve neuobičajene procese štampanja“, objašnjava Zubair. „Stoga, ako postoji neobična količina zadataka štampe ili se oni obavljaju u vreme kada znate da niko ne bi trebalo da koristi štampač, možete (pod pretpostavkom da ste podesili administratorsku lozinku) da pristupite evidenciji zadataka sa ekrana štampača na modelima koji ga imaju.“

Ažuriranje firmvera na smartfonu, tabletu ili računaru je rutinski deo modernog života, a različita ažuriranja takođe su ponekad dostupna za štampače.

Prethodno ste morali da pratite upite na ekranu da biste instalirali najnoviji firmver ili da biste proverili verziju firmvera štampača na samom uređaju. Možete i ručno da ga ažurirate pomoću daljinskog korisničkog interfejsa ili tako što ćete na Canon stranici za podršku proveriti da li je objavljena nova verzija.

„Sada neki od najnovijih štampača, kao što su Canon MAXIFY GX3040 i Canon MAXIFY GX4040, imaju automatsko ažuriranje firmvera“, ističe Zubair. „Ovi modeli obezbeđuju da budu instalirana najnovija ažuriranja.“

Važno je da uzmete u obzir čuvanje poverljivih informacija prilikom korišćenja skenera ili funkcije kopiranja na višenamenskom štampaču. Na primer, veoma lako može da se desi da dokument ostane na staklu, koji neovlašćena osoba kasnije može da pronađe.

Da bismo rešili ovaj problem, mnogi novi višefunkcionalni Canon štampači sada nude opciju za podešavanje podsetnika sa napomenom da uklonite originalni dokument.

„Pošto omogućite ovu funkciju“, objašnjava Zubair, „štampač će prikazati upit na ekranu, a pustiće i audio-podsetnik da ste ostavili dokument na staklu, približno jedan minut posle skeniranja ili kopiranja.“

Ako štampate poverljive dokumente, funkcija štampanja pečata / pozadine na modelima štampača iz serija Canon PIXMA i MAXIFY pruža dodatnu bezbednost.

„To je skoro kao da stavite vodeni žig na dokument“, kaže Zubair. „Funkcija štampanja pečata omogućava vam da odštampate veoma svetao tekst ili rastersku oznaku iza podataka dokumenta. Na primer, možete da odaberete datum, vreme ili korisničko ime, što vam omogućava da istaknete osetljivu prirodu dokumenta i da pratite sve kopije koje nedostaju.“

Najnovija verzija protokola za šifrovanje Transport Layer Security (TLS) brža je i pruža poboljšanu bezbednost kada je reč o povezivanju štampača i rutera. Kompanija Canon je predstavila podršku za TLS 1.3 na modelima Canon MAXIFY GX4040 i GX3040.

„Prethodna verzija – TLS 1.2 – i dalje je bezbedna i predstavlja najčešće korišćeni protokol za šifrovanje na mrežama“, potvrđuje Zubair, „ali mi predstavljamo TLS 1.3 na svojim uređajima da bismo osigurali da su u skladu sa boljim šifrovanjem kojim su savremeni uređaji opremljeni.“

„Za razliku od mnogih direktnih funkcija bezbednog štampanja koje smo predstavili na našim modelima MAXIFY i PIXMA, neki korisnici možda neće ni primetiti funkcije kao što je TLS 1.3 šifrovanje za zaštitu podataka i podrška za WPA3, koja pruža poboljšanja za povezivanje i zaštitu mreže od bezbednosnih rizika, kao što su prisluškivanje i lažiranje. Međutim, ove dodatke pravimo u pozadini, kako bismo bili sigurni da je štampanje bezbednije.“

U ovom vremenu stalne povezanosti, važno je obezbediti zaštitu poverljivih informacija. Bezbednosne funkcije štampača kompanije Canon mogu da pomognu da štampanje bude maksimalno bezbedno i da informacije na odštampanim dokumentima budu bezbedne.



Napisao Markus Hokins