U prošlosti, fraza „radnici u kancelariji“ predstavljala je kraći naziv ne samo za mesta na kojima su ljudi radili, već i za vrstu posla kojeg su obavljali – zasnovan na informacijama i, u poslednje dve decenije, izvršavan na računarima.

Tokom proteklih godina ponovo je evoluirao koncept kancelarijskog rada. Umesto da budu povezane sa jednom lokacijom, organizacije sve više omogućavaju zaposlenima da rade bilo gde, pod uslovom da su i dalje produktivni.

Mnogi naši klijenti dugoročno prelaze na ovaj hibridni radni model, kombinujući nekoliko vrsta radnog prostora: od centralne ili izdvojene kompanijske centrale, preko domova zaposlenih do zajedničkih, deljenih radnih prostora, do vagona ili prostora za opuštanje na aerodromu tokom putovanja.

Kako hibridni rad postaje sve više uobičajen, IT lideri se više ne pitaju samo kako da se omogući rad van kancelarije, već i kako da se optimizuje i učini što produktivnijim.

U nastavku istražujemo četiri najčešća pitanja organizacija koje žele da održavaju i povećaju produktivnost u hibridnom radnom okruženju i objašnjavamo kako kompanija Canon može da doprinese odgovaranju na njih.

Uobičajeno je da kompanije zavise od papirnih dokumenata; to ne znači da je nemoguće preći na hibridni radni model, ali može da prelazak da učini složenijim.

Prebacivanje na model koji je samo digitalni nije neophodno odmah, ali je od ključne važnosti da se vremenom optimizuje zavisnost od štampanja. Ako to učinite, timovi će moći lakše da rade sa drugih lokacija, ali će takođe smanjiti troškove – kako finansijske, tako i one u vezi sa uticajem na životnu sredinu.

U kompaniji Canon, naša stručnost je u upravljanju i integrisanju složenih radnih procesa u vezi sa dokumentima koji kombinuju papirne i digitalne procese. Razumemo da je većina organizacija na putu ka digitalizaciji i možemo da vam pružimo podršku na njemu. Bez obzira na jedinstveni balans u vašoj organizaciji, možemo da vam ponudimo prilagođenu podršku za prilagođavanje hibridnom modelu.

Iako i dalje postoji potreba da određeni broj zaposlenih bude na centralnoj lokaciji u određeno vreme, nijedan zaposleni ne treba da bude ograničen zbog potrebe štampanja ili skeniranja.

Mi u kompaniji Canon nudimo hardver napravljen za svaki tip radnog prostora, uključujući stone uređaje za rad od kuće i snažne višefunkcionalne modele napravljene za kancelarije sa velikim obimom posla. Naši uređaji imaju ugrađenu mogućnost povezivanja koja timovima omogućava da pristupaju potrebnim dokumentima, čak i izvan kancelarije.

Na primer, pomoću naše serije imageRUNNER ADVANCE DX C5800, dokumenti mogu da se skeniraju direktno u odredišta za skladištenje u informatičkom oblaku, kao što su OneDrive i Dropbox, odnosno u postojeće aplikacije za radni proces. Takođe mogu automatski da se čuvaju ili kategorišu pomoću softvera za mašinsko učenje, što timovima olakšava deljenje dokumentacije i nastavljanje radnih procesa na različitim lokacijama uz smanjenje ručnih grešaka.

Zahvaljujući kompatibilnosti sa mobilnim aplikacijama, kao što su Print Business i uniFLOW Online Print & Scan kompanije Canon, zaposleni čak mogu da šalju dokumente na štampanje ili da primaju digitalizovane dokumente na mobilnim uređajima u pokretu, što garantuje da će svakako moći efikasno da rade gde god da se nalaze.

Svoj hardver uparujemo sa sveobuhvatnim paketom softvera koji je dizajniran tako da besprekorno funkcioniše sa našim uređajima. Rešenja kao što je Cloud Workspace Collaboration – Process Automation pružaju savršenu uslugu za upravljanje dokumentima i saradnju, za hibridno poslovanje. To je platforma zasnovana na informatičkom oblaku i nezavisna od lokacije koja omogućava zaposlenima da trenutno pronalaze, bezbedno pristupaju i obrađuju dokumente sa bilo kog mesta.

Prvo, uzmite u obzir koje problematične tačke će biti uvedene u vaše radne procese ako se izmeste izvan lokacije. Automatizacija procesa je zaista korisna alatka za preuzimanje ili uvećavanje ponavljajućih i strukturiranih zadataka. Ako to stavite u kontekst hibridne radne snage, vaš fokus treba da bude na automatizovanju ponavljajućih ručnih zadataka kojima timovi moraju da upravljaju uživo.

Kompanija Canon ima bogato iskustvo u pomaganju organizacijama da upravljaju tim procesima. Naše tehnologije doprinose rasterećivanju zaposlenih kako bi radni procesi mogli efikasno da napreduju, dok oni provode vreme na vrednijim zadacima.

Naša usluga Cloud Workspace Collaboration – Process Automation pruža unapred konfigurisane i automatizovane radne procese za uobičajene poslovne aplikacije, kao što su upravljanje ugovorima i obrada faktura. Organizacije koje kupuju naše uređaje mogu trenutno da aktiviraju digitalne radne procese direktno sa njih, što pomaže da poslovanje efikasno napreduje na različitim lokacijama.

Upravljanje IT infrastrukturom u hibridnom radnom okruženju nije jednostavno; postoje mnogi aspekti koje treba uzeti u obzir, od obezbeđivanja da timovi mogu da pristupe podacima i dokumentima do sprečavanja novih ranjivosti u vezi sa bezbednošću.

Da bi hibridni rad bio što efikasniji, važno je da zauzmete holistički stav prema IT infrastrukturi. Iako vaša organizacija možda radi na nekoliko lokacija, one nisu međusobno nezavisne; vaši timovi treba da komuniciraju i povezuju se između njih bez problema. Usvajanje delimičnog pristupa IT infrastrukturi koji nasumično objedinjuje alatke i rešenja može da izazove razuđene radne procese i probleme sa integracijom, što dovodi do dodatnih kašnjenja i složenosti.

Imajući ovo na umu, nije stvar samo u pružanju tehnologije; reč je o pružanju tehnologije koja besprekorno funkcioniše zajedno i na različitim lokacijama. To je nešto što smo postavili u središte naših usluga za digitalnu transformaciju: ekosistem hardvera, softvera i usluga osmišljen tako da podrži efikasan rad sa bilo kog mesta. Ove oprobane i testirane tehnologije osmišljene su tako da funkcionišu zajedno, čime se smanjuju komplikacije i vreme neoperativnosti za radnike i za IT tim.

Takođe znamo da upravljanje sistemom uređaja predstavlja glavobolju i u najpovoljnijim uslovima, ali može biti naročito teško kada uređaji uopšte nisu u prostorijama kompanije. uniFLOW Online, naš softver zasnovan na informatičkom oblaku, pruža jednu platformu za povezivanje svih radnih lokacija. Putem ove platforme možete centralno da upravljate sistemom uređaja, bez obzira na to gde se oni nalaze, od korisničkih bezbednosnih dozvola do nadgledanja štampe, sve to sa bilo kog mesta na kom radite.

Produktivnost je čvrsto povezana sa poslovanjem organizacije i stoga visoko na listi prioriteta svakog lidera. Mnoge organizacije će biti zabrinute zbog uticaja koji će narušavanje tradicionalnog operativnog modela imati na nivo produktivnosti zaposlenih.

Međutim, sa odgovarajućim partnerom i implementiranim pravim ekosistemom, hibridni rad ne dozvoljava samo održavanje „poslovanja na uobičajeni način“. Umesto toga, pruža mogućnost da ponovo osmislite i optimizujete postojeće radne procese da biste povećali produktivnost.

U međuvremenu, ulaganje u odgovarajuće osnovne tehnologije ne pomaže vam samo da unapredite hibridni rad ovde i sada. Važno je da budućnost vaše organizacije vidite kao priliku za stalnu optimizaciju. Ova osnova pomaže IT timovima da pripreme organizaciju za promenu, što će olakšava razvoj i optimizaciju u budućnosti.